Quản lý đơn hàng

Trang này hướng dẫn nhân viên đại lý theo dõi và xử lý toàn bộ các đơn hàng trên Dashboard Ferry.vn, bao gồm tra cứu bằng bộ lọc đa tiêu chí, xem chi tiết đơn qua tab hoặc trang riêng, chỉnh sửa thông tin liên hệ và thực hiện các tác vụ in ấn, gửi email, tin nhắn Zalo hoặc xuất hóa đơn.

Mở trang: menu Đơn Hàng → Danh Sách ở thanh điều hướng bên trái.

Xem danh sách đơn hàng

Trang danh sách đơn hàng hiển thị tất cả các đơn hàng thuộc đại lý hoặc tổ chức hiện tại.

1. Tại thanh điều hướng bên trái màn hình Dashboard, nhấp chọn mục Đơn Hàng.

   

   Mục Đơn Hàng trên thanh điều hướng bên trái

2. Nhấp chọn tiếp Danh Sách.

   

   Mục Danh Sách dưới menu Đơn Hàng ở thanh bên

3. Giao diện danh sách đơn hàng hiển thị với bảng tổng hợp các đơn hàng gần đây cùng mã đơn, khách hàng, ngày đi và trạng thái.

   

   Giao diện danh sách các đơn hàng trên Dashboard đại lý

Xem chi tiết đơn hàng

Tra cứu và lọc đơn hàng

Nhân viên có thể tìm kiếm nhanh hoặc sử dụng bộ lọc nâng cao để tra cứu đơn hàng theo nhiều tiêu chí:

1. Lọc theo đơn hàng:

   • Thông tin liên hệ: tìm theo họ tên, số điện thoại hoặc địa chỉ email của khách hàng.
   • Mã đơn hàng / Mã đơn con: nhập mã định danh đơn cần tìm.
   • Mốc thời gian: lọc theo ngày tạo đơn, ngày khởi hành hoặc ngày về trong khoảng thời gian xác định.

2. Lọc theo phân loại:

   • Trạng thái đơn hàng: lọc theo các trạng thái Nháp, Đã tạo đơn, Xuất vé lỗi, Hết hạn, Đã xuất vé, Gửi yêu cầu hủy đơn, Đã huỷ, Hủy chuyến.
   • Trạng thái thanh toán: lọc theo Chờ thanh toán, Thanh toán 1 phần, Đã thanh toán, Đã thanh toán (nợ), Đã hoàn tiền.
   • Tuyến: lọc đơn hàng theo từng tuyến vận tải cụ thể.

3. Lọc theo thời gian xuất vé: chọn mốc thời gian Từ ngày và Đến ngày xuất vé.

4. Bộ lọc khác:

   • Tổng tiền đơn hàng: bật công tắc để nhập khoảng giá từ và đến, hoặc lọc theo đơn giá chính xác.

   

   Bật công tắc Tổng tiền đơn hàng và nhập khoảng giá

   

   Danh sách đơn hàng trả về theo phạm vi giá đã lọc

5. Sau khi thiết lập các điều kiện, nhấn nút Tìm kiếm để hệ thống trả về danh sách đơn hàng phù hợp.

   

   Biểu mẫu bộ lọc tìm kiếm đơn hàng trên Dashboard

Trong Bộ lọc khác, mục Người phụ trách cho phép lọc đơn hàng theo email của nhân viên phụ trách.

Hai cách xem chi tiết đơn hàng

Dashboard Ferry.vn hỗ trợ hai cách xem chi tiết đơn hàng để nhân viên thao tác thuận tiện:

1. Cách 1: Xem chi tiết thông qua các tab. Nhấp vào nút mở tab ở bên phải mã đơn hàng.

   

   Nút mở tab chi tiết bên phải mã đơn hàng

2. Bảng chi tiết của đơn hàng sẽ xuất hiện dạng tab ở cạnh phải giao diện.

   

   Bảng chi tiết đơn hàng dạng tab mở bên phải màn hình

3. Các tab đã mở sẽ được hệ thống lưu lại. Nhân viên có thể nhấp biểu tượng Mở các tab chi tiết trên thanh công cụ để mở lại bất cứ lúc nào.

   

   Biểu tượng mở các tab chi tiết trên thanh công cụ

4. Cách 2: Xem bằng trang đơn hàng chi tiết. Nhấp trực tiếp vào mã đơn hàng màu xanh trên bảng danh sách.

   

   Nhấp vào mã đơn hàng để mở trang chi tiết

5. Trang chi tiết toàn diện của đơn hàng được mở ra với đầy đủ thông tin hành trình, hành khách, vé và lịch sử thanh toán.

   

   Trang chi tiết toàn bộ thông tin đơn hàng trên Dashboard

Chỉnh sửa đơn hàng

Đơn hàng có thể chỉnh sửa thông tin khi đơn chưa được xuất vé hoặc chưa hết hạn khởi hành (tàu chưa chạy).

Chỉnh sửa thông tin liên hệ

Thông tin liên hệ của khách hàng được sử dụng để gửi email và tin nhắn Zalo thông báo vé:

1. Trong trang chi tiết đơn hàng, nhấp biểu tượng chỉnh sửa tại khối Thông tin liên hệ.

   

   Nút chỉnh sửa thông tin khách hàng liên hệ trong đơn

2. Cửa sổ chỉnh sửa mở ra, nhân viên có thể cập nhật họ tên, số điện thoại và số CMND/CCCD của người liên hệ.

   

   Cửa sổ cập nhật họ tên và số điện thoại người liên hệ

3. Nhấn Lưu để lưu lại các thay đổi.

4. Để kiểm tra hồ sơ khách hàng, nhấp nút Xem chi tiết khách hàng cạnh khối liên hệ. Hệ thống hiển thị thông tin tài khoản và số dư thực tế của khách hàng.

   

   Nút xem chi tiết khách hàng cạnh Thông tin liên hệ

   

   Thông tin tài khoản và số dư của khách hàng

Chỉnh sửa chuyến đi và hành khách

1. Nhấn nút chỉnh sửa tại khối Thông tin hành khách để chuyển sang giao diện chỉnh sửa đơn hàng.

   

   Nút chỉnh sửa tại khối Thông tin hành khách

2. Nhấp chọn biểu tượng xem chuyến tàu và nhấn nút Chỉnh sửa để đổi chuyến.

   

   Thao tác mở thông tin chuyến và nhấn nút chỉnh sửa

3. Màn hình chuyển sang bước chọn tuyến, nhân viên thực hiện chọn lại chuyến tàu và giờ chạy mong muốn.

   

   Thao tác đổi chuyến tàu và chọn lại lịch chạy trên lịch

4. Sau khi đổi tuyến, nhân viên chọn lại sơ đồ ghế và cập nhật thông tin hành khách. Có thể nhấn Khôi phục dữ liệu hành khách từ đơn hàng để sao chép nhanh danh sách khách từ đơn trước đó mà không cần nhập lại.

   

   Nút khôi phục dữ liệu hành khách từ đơn hàng trước

   

   Tự động điền thông tin hành khách từ đơn hàng cũ

5. Sau khi điều chỉnh xong, nhấn Bước kế tiếp để lưu thông tin và tiếp tục với chuyến về (nếu có vé khứ hồi).

   

   Nút Bước kế tiếp để lưu thông tin chỉnh sửa đơn hàng

6. Hộp thoại xác nhận xuất hiện, nhấn nút Xác nhận. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo cập nhật thành công nếu tài khoản có đủ phân quyền.

   

   Hộp thoại xác nhận cập nhật đơn hàng

Các tác vụ đối với đơn hàng

Mỗi đơn hàng trên Dashboard đều đi kèm thanh tác vụ giúp nhân viên xử lý nhanh các nghiệp vụ sau bán vé.

Thanh tác vụ thao tác nhanh đối với đơn hàng

Xuất danh sách hành khách ra Excel

Nhân viên có thể xuất danh sách hành khách ra tệp Excel phân tách thành 2 file chuyến đi và chuyến về theo nhu cầu quản lý:

1. Nhấp nút Tải DS. hành khách trên thanh tác vụ của đơn hàng.

2. Chọn Xuất DS. Chuyến đi (hoặc chuyến về) để tải tệp Excel về máy tính.

   

   Tùy chọn xuất danh sách hành khách theo chuyến ra Excel

Xuất mã QR thanh toán

Tính năng xuất QR tạo mã QR thanh toán nhanh qua ngân hàng cho đơn hàng:

1. Nhấp nút Xuất QR trên thanh tác vụ của đơn hàng.

   

   Nút Xuất QR thanh toán trên thanh tác vụ đơn hàng

2. Cửa sổ thông tin thanh toán mở ra với mã QR để khách hàng quét chuyển khoản.

   

   Cửa sổ mã VietQR thanh toán cho đơn hàng

In thông tin đơn hàng

Hệ thống cung cấp các mẫu in chứng từ tiêu chuẩn phục vụ khách hàng:

1. Nhấp nút In trên thanh tác vụ để mở danh sách mẫu chứng từ.

   

   Danh sách các mẫu in chứng từ trong menu nút In

2. Chọn mẫu chứng từ cần in theo từng nghiệp vụ (hỗ trợ tiếng Việt và tiếng Anh):

   • Gửi báo giá.
   • Xác nhận dịch vụ.
   • Quyết toán dịch vụ.

   

   Mẫu in Báo giá dịch vụ đơn hàng cho khách hàng

   

   Mẫu in Xác nhận dịch vụ đơn hàng chính thức

   

   Mẫu in Quyết toán dịch vụ hiển thị số tiền còn thiếu

Gửi email thông tin đơn hàng

Nhân viên có thể gửi email thông báo chi tiết đơn hàng cho khách thông qua các mẫu email thiết lập sẵn:

Điều kiện gửi email

Chỉ có thể gửi email khi thông tin liên hệ của đơn hàng có địa chỉ email của khách hàng và đại lý đã cấu hình email gửi trong phần Cài đặt quản trị.

1. Nhấp nút Gửi mail trên thanh tác vụ của đơn hàng.

   

   Danh sách mẫu email trong menu nút Gửi mail

2. Chọn mẫu email phù hợp với trạng thái đơn hàng:

   • Báo giá dịch vụ: gửi bảng báo giá chi tiết chuyến đi cho khách.
   • Quyết toán dịch vụ: chỉ gửi sau khi xuất vé thành công.
   • Xác nhận dịch vụ: gửi xác nhận đặt chỗ cho khách hàng.
   • Thông tin vé: chỉ gửi sau khi xuất vé thành công, đính kèm thông tin vé điện tử để lên tàu.

   

   Mẫu email Báo giá dịch vụ gửi đến hộp thư khách hàng

   

   Mẫu email Quyết toán dịch vụ gửi sau khi xuất vé

   

   Mẫu email Xác nhận dịch vụ gửi đến khách hàng

   

   Mẫu email đính kèm thông tin vé tàu điện tử chính thức

Gửi tin nhắn Zalo thông tin đơn hàng

Ferry.vn hỗ trợ gửi tin nhắn Zalo ZNS trực tiếp đến số điện thoại cá nhân của khách hàng:

Điều kiện gửi Zalo

Chỉ có thể gửi tin nhắn khi đơn hàng có số điện thoại khách hàng và đại lý đã cấu hình Zalo ZNS trong phần Cài đặt hệ thống.

1. Nhấp nút Gửi zalo trên thanh tác vụ.

   

   Danh sách mẫu tin nhắn trong menu nút Gửi zalo

2. Chọn mẫu tin nhắn Zalo phù hợp với nhu cầu gửi:

   • Thông báo xác nhận đặt vé: gửi chi tiết đặt chỗ và mã đơn hàng qua Zalo ZNS.

   

   Mẫu tin nhắn Zalo ZNS xác nhận đặt vé tàu

   • Cảm ơn khách hàng: gửi lời cảm ơn và mời khách hàng đánh giá dịch vụ.

   

   Mẫu tin nhắn Zalo ZNS cảm ơn và đánh giá chuyến đi

Tải vé tàu điện tử

Sau khi đơn hàng đã xuất vé thành công, nhân viên có thể tải tệp vé điện tử chính thức từ hãng tàu (bao gồm thông tin tất cả vé của hành khách và mã lên tàu):

1. Nhấp nút Tải vé trên thanh tác vụ của đơn hàng.

2. Chọn Tải vé chuyến đi hoặc Tải vé chuyến về để tải tệp vé. Nếu cần tệp phí cảng, chọn Tải tệp phí cảng chuyến đi hoặc Tải tệp phí cảng chuyến về khi mục tương ứng khả dụng.

   

   Menu tùy chọn tải vé và tệp phí cảng theo chuyến

Thao tác với hóa đơn điện tử (e-invoice)

Nếu đại lý đã kích hoạt tính năng xuất hóa đơn điện tử trong phần Cài đặt hóa đơn, giao diện chi tiết đơn hàng sẽ có thêm khối thông tin hóa đơn điện tử đính kèm để nhân viên quản lý và kiểm tra trạng thái phát hành.

Khối thông tin hóa đơn điện tử đính kèm trong chi tiết đơn hàng