Nhiệm vụ

Trang Nhiệm vụ giúp đại lý giao việc nội bộ và theo dõi tiến độ, ví dụ theo dõi một đơn đặt vé, xử lý vấn đề của khách hoặc việc tài chính. Trang này hướng dẫn tạo nhiệm vụ, dùng các khung nhìn bảng, Kanban và lịch, lọc và sắp xếp, rồi cập nhật từng nhiệm vụ.

Mở trang: menu Nhiệm Vụ ở thanh điều hướng bên trái.

Tạo nhiệm vụ

1. Nhấn Tạo nhiệm vụ ở góc phải thanh công cụ. Cửa sổ Tạo nhiệm vụ hiện ra.

2. Nhập Tiêu đề (bắt buộc, tối đa 200 ký tự).

3. Chọn Trạng thái, Ưu tiên (Thấp, Trung bình, Cao, Khẩn cấp) và Loại (Theo dõi đặt vé, Vấn đề khách hàng, Bảo trì, Tài chính, Tuân thủ, Khách tiềm năng, Khác).

4. Tại ô Người nhận, tìm nhân viên theo tên hoặc email; chọn Hạn chót nếu cần.

5. Nhấn Tạo nhiệm vụ. Hệ thống báo “Tạo nhiệm vụ thành công”.

Cũng có thể tạo nhiệm vụ gắn sẵn với một đối tượng bằng nút Tạo nhiệm vụ trên trang chi tiết khách hàng, trang chi tiết lead hoặc ngăn chi tiết đơn hàng. Trong khung nhìn bảng, dòng Nhiệm vụ mới ở cuối bảng cũng mở cửa sổ tạo nhiệm vụ.

Chọn khung nhìn

Hàng trên cùng của trang có các tab khung nhìn ở bên trái, ô tìm kiếm và các nút thao tác ở bên phải. Ba khung nhìn có sẵn là Tất cả (dạng bảng), Kanban và Lịch.

Khung nhìn	Dùng khi
Bảng	Xem nhiều nhiệm vụ cùng lúc; sửa trực tiếp giá trị trong ô; chọn phép thống kê ở dòng cuối (ví dụ Tổng số, % trống)
Kanban	Xem nhiệm vụ theo nhóm (theo Nhóm theo đã chọn); kéo thẻ sang cột khác để đổi giá trị của thuộc tính đang nhóm, nhấn Thêm nhiệm vụ ở đầu cột để tạo nhanh
Lịch	Xem nhiệm vụ theo Tháng hoặc Tuần dựa trên một thuộc tính ngày; kéo nhiệm vụ sang ngày khác để đổi ngày

Khi Kanban nhóm theo trạng thái, kéo thẻ chỉ được chấp nhận nếu bước chuyển trạng thái hợp lệ (xem bảng ở mục Đổi trạng thái nhiệm vụ). Ở khung nhìn Lịch, nhiệm vụ chưa có ngày nằm trong khay “Chưa có …” và có thể kéo vào lịch. Nếu khung nhìn lịch chưa có thuộc tính ngày, trang yêu cầu chọn Thuộc tính ngày trước.

Tạo và quản lý khung nhìn

Khung nhìn dùng chung cho cả tổ chức.

• Nhấn nút + (Thêm khung nhìn) cạnh các tab, chọn Bảng, Kanban hoặc Lịch để tạo khung nhìn mới.
• Nhấn nút … cạnh các tab (Thao tác khung nhìn) để Đổi tên, Nhân bản, Di chuyển sang trái, Di chuyển sang phải hoặc Xóa khung nhìn đang chọn. Ba khung nhìn có sẵn không đổi tên và không xoá được.
• Nút Tuỳ chọn khung nhìn (biểu tượng … trên thanh công cụ, cạnh nút Sắp xếp) cho phép chọn Nhóm theo và Ẩn nhóm trống (Kanban), Thuộc tính ngày (Lịch) và Thuộc tính hiển thị (bật/tắt, kéo để sắp xếp cột).

Tìm kiếm, lọc và sắp xếp

• Ô Tìm kiếm nhiệm vụ… lọc nhiệm vụ theo từ khoá. Trên điện thoại, nhấn biểu tượng kính lúp để mở ô tìm kiếm.
• Nút Lọc mở bảng lọc. Mục Lọc nhanh có sẵn Giao cho tôi, Quá hạn, Đến hạn trong 7 ngày tới và Chưa giao. Mục Lọc theo cho phép chọn một thuộc tính rồi đặt điều kiện; có thể Thêm điều kiện hoặc Thêm nhóm điều kiện kết hợp bằng VÀ / HOẶC.
• Nút Sắp xếp cho phép Thêm sắp xếp theo một thuộc tính, chọn Tăng dần hoặc Giảm dần.

Điều kiện lọc và sắp xếp đang dùng hiện thành các nhãn bên dưới thanh công cụ. Nhấn Xoá tất cả để bỏ hết.

Bộ lọc là bản nháp của riêng bạn

Thay đổi bộ lọc và sắp xếp ban đầu chỉ mình bạn thấy (“Chỉ bạn thấy thay đổi này”). Nhấn Lưu cho mọi người để lưu vào khung nhìn chung, hoặc Đặt lại để quay về cài đặt của khung nhìn. Các thay đổi bố cục (cột hiển thị, nhóm, thuộc tính ngày) được lưu cho mọi người ngay.

Mở và cập nhật nhiệm vụ

1. Nhấn vào một nhiệm vụ. Nhiệm vụ mở trong ngăn bên phải; nhấn Mở trang đầy đủ để mở thành trang riêng.

2. Sửa tiêu đề trực tiếp ở đầu trang. Trạng thái lưu hiện bên cạnh: Đang lưu…, Đã lưu hoặc Lỗi – thử lại.

3. Cập nhật các thuộc tính trong bảng thuộc tính: trạng thái, ưu tiên, loại, người nhận, hạn chót, nhãn và liên kết tới đơn đặt vé, khách hàng hoặc lead.

4. Viết mô tả chi tiết ở mục Nội dung. Gõ / để chèn khối (tiêu đề, danh sách, việc cần làm, trích dẫn, khối mã, ghi chú nổi bật, hình ảnh); ảnh hỗ trợ PNG, JPEG, WEBP, GIF, tối đa 5 MB. Nội dung tự lưu.

5. Ở mục Hoạt động, xem lịch sử thay đổi và viết bình luận; nhấn Gửi hoặc Ctrl+Enter để gửi.

Nút … (Thao tác khác) ở đầu nhiệm vụ có Sao chép liên kết và Xóa. Chỉ Quản trị viên (Admin) và Quản lý (Manager) được xoá nhiệm vụ và được Thêm thuộc tính hoặc Quản lý thuộc tính riêng cho tổ chức.

Đổi trạng thái nhiệm vụ

Nhấn Đổi trạng thái rồi chọn trạng thái mới. Chỉ các bước chuyển sau được phép:

Trạng thái hiện tại	Có thể chuyển sang
Mở	Đang xử lý, Bị chặn, Đã hủy
Đang xử lý	Mở, Bị chặn, Hoàn thành, Đã hủy
Bị chặn	Mở, Đang xử lý, Đã hủy
Hoàn thành / Đã hủy	Không chuyển tiếp được

Khi chuyển sang Bị chặn hoặc Đã hủy, hộp thoại yêu cầu nhập lý do trước khi lưu.