Đặt vé (tạo đơn hàng)

Trang này hướng dẫn nhân viên đại lý thực hiện quy trình tạo đơn hàng đặt vé tàu cao tốc và phà biển trên Dashboard Ferry.vn, từ bước tra cứu lịch chạy, chọn vị trí ghế, nhập dữ liệu hành khách đến thanh toán và xuất vé điện tử cho khách hàng.

Mở trang: menu Đơn Hàng → Tạo Đơn Hàng ở thanh điều hướng bên trái.

Sơ đồ dưới đây thể hiện quy trình 4 bước đặt vé và xuất vé tàu trên Dashboard:

flowchart LR
    A["1. Chọn tuyến và chuyến"] --> B["2. Chọn ghế và hành khách"]
    B --> C["3. Thanh toán"]
    C --> D["4. Xuất vé tàu"]

Bước 1: Chọn tuyến và tìm kiếm chuyến tàu

Truy cập trang tạo đơn hàng

1. Tại thanh điều hướng bên trái màn hình Dashboard, nhấp chọn mục Đơn Hàng.

   

   Mục Đơn Hàng trên thanh điều hướng bên trái

2. Tiếp tục chọn Tạo Đơn Hàng trong menu thả xuống.

   

   Mục Tạo Đơn Hàng trong thanh điều hướng

3. Giao diện trang tạo đơn hàng bước 1 hiển thị với biểu mẫu tra cứu chuyến tàu.

   

   Giao diện bước 1 tạo đơn hàng trên Dashboard

Nhập thông tin tìm kiếm chuyến tàu

1. Nhập các thông tin tìm kiếm cần thiết vào biểu mẫu Tìm kiếm chuyến tàu:

   

   Biểu mẫu tìm kiếm chuyến tàu trên Dashboard

2. Chọn Nơi khởi hành từ danh sách bến cảng xuất bến.

   

   Ô lựa chọn cảng hoặc bến khởi hành

3. Chọn Nơi đến từ danh sách bến cảng cập bến.

   

   Ô lựa chọn cảng hoặc bến đến

4. Nhập Số khách cần đặt vé cho hành trình.

   

   Ô nhập số lượng khách đặt vé

5. Chọn Ngày đi trên lịch hiển thị. Nếu là hành trình khứ hồi, chọn tiếp Ngày về.

   

   Lịch lựa chọn ngày đi cho chuyến tàu

   Chọn tuyến nhanh

   Nhân viên có thể nhấp vào các thẻ chuyến nổi bật trên màn hình để hệ thống tự động điền nơi khởi hành và nơi đến:

   

   Tự động điền nơi khởi hành và đến từ chuyến nổi bật

6. Nhấn nút Tìm kiếm. Hệ thống sẽ tải và hiển thị danh sách lịch trình các chuyến tàu chạy trong ngày đã chọn.

   

   Lịch trình các chuyến tàu hiển thị sau khi tìm kiếm

Lọc chuyến tàu

Khi danh sách chuyến tàu trả về nhiều kết quả, nhân viên có thể sử dụng bộ lọc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm theo khung giờ hoặc loại tàu mong muốn:

1. Mở biểu mẫu lọc chuyến tàu phía trên danh sách kết quả.

   

   Biểu mẫu lọc chuyến tàu theo khung giờ và loại tàu

2. Chọn khoảng thời gian bắt đầu khởi hành cần lọc.

   

   Chọn mốc thời gian bắt đầu lọc chuyến

3. Chọn khoảng thời gian kết thúc khởi hành cần lọc.

   

   Chọn mốc thời gian kết thúc lọc chuyến

4. Nhập loại tàu mong muốn (tiêu chí này không bắt buộc).

   

   Ô lựa chọn loại tàu cần lọc

5. Nhấn nút Lọc để áp dụng điều kiện tìm kiếm.

   

   Nút Lọc áp dụng điều kiện lọc chuyến tàu

6. Danh sách các chuyến tàu thỏa mãn điều kiện lọc sẽ được hiển thị trên bảng kết quả.

   

   Danh sách các chuyến tàu sau khi áp dụng bộ lọc

Chọn mua vé tàu và vé sỉ series

Nhân viên chọn chuyến tàu phù hợp theo nhu cầu của khách hàng:

1. Đối với vé thường: nhấp nút Chọn mua tại chuyến tàu mong muốn để bắt đầu quy trình chọn ghế.

   

   Nút chọn mua vé thường trên danh sách chuyến tàu

2. Đối với vé sỉ (vé series): từ phiên bản v3.0.0, Dashboard Ferry.vn hỗ trợ đại lý đặt vé series của các hãng tàu (như Phú Quốc Express). Số lượng vé sỉ được cập nhật trực tiếp từ các đơn đặt trước từ hãng.

   

   Danh sách các chuyến tàu hỗ trợ đặt vé sỉ series

3. Ở bước chọn ghế, ghế có vé sỉ được tô màu riêng. Phần chú thích phía trên sơ đồ ghế cho biết màu của ghế đã đặt, ghế đang giữ, ghế vé sỉ và giá từng hạng.

   

   Bảng chú thích màu ghế và giá vé sỉ từng hạng

   Ghế vé sỉ hạng Seri/VIP:

   

   Ghế VIP tầng trên được tô màu vé sỉ

   Ghế vé sỉ hạng Seri/Thường:

   

   Ghế hạng thường được tô màu vé sỉ

   Lưu ý về vé sỉ

   Trong một đơn hàng con, nhân viên chỉ được chọn đặt toàn bộ là vé sỉ (series) hoặc toàn bộ là vé thường, không được chọn đồng thời cả hai loại vé trong cùng một đơn con.

Bước 2: Chọn ghế và điền thông tin hành khách

Sau khi chọn chuyến tàu, hệ thống chuyển sang giao diện chọn ghế và nhập dữ liệu hành khách.

Giao diện bước chọn ghế và điền thông tin khách hàng

Nhân viên có thể nhấp vào nút xem thông tin chuyến ở góc phải để kiểm tra chi tiết hành trình:

Nút mở bảng tóm tắt thông tin chuyến tàu ở góc phải

Chọn hoặc tạo khách hàng

Thông tin khách hàng dùng để quản lý đơn và nhận các thông báo email, Zalo khi cần thiết. Xem chi tiết tại Quản lý khách hàng.

1. Tìm khách hàng có sẵn: nhấp vào ô chọn khách hàng và tìm kiếm theo họ tên, email hoặc số điện thoại.

   

   Ô tìm kiếm khách hàng có sẵn theo tên hoặc số điện thoại

2. Tạo khách hàng mới: nếu khách chưa có hồ sơ trên hệ thống, nhấn Tạo mới.

   

   Nút Tạo mới khách hàng trên biểu mẫu

3. Cửa sổ Thêm mới khách hàng xuất hiện, điền các thông tin cần thiết rồi nhấn Tạo liên hệ.

   

   Cửa sổ nhập thông tin thêm mới khách hàng

4. Sau khi tạo thành công, thông tin khách hàng sẽ được tự động điền vào đơn hàng.

   

   Thông tin khách hàng tự động điền vào biểu mẫu đặt vé

Chọn ghế trên sơ đồ tàu

1. Nhấp nút Chọn ghế tại biểu mẫu Thông tin hành khách.

   

   Nút Chọn ghế trên biểu mẫu thông tin hành khách

2. Sơ đồ khoang ghế trên tàu hiển thị. Nhấp chọn các vị trí ghế mong muốn tương ứng với số lượng khách rồi nhấn Xác nhận.

   

   Thao tác chọn vị trí ghế trực tiếp trên sơ đồ khoang tàu

3. Sau khi xác nhận, danh sách ghế đã chọn sẽ cập nhật vào biểu mẫu thông tin hành khách.

   

   Danh sách ghế đã chọn hiển thị trên biểu mẫu hành khách

Điền thông tin hành khách

Nhân viên điền thông tin từng hành khách theo một trong ba cách dưới đây:

1. Cách 1: Nhập trực tiếp theo ghế đã chọn. Nhập họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND của từng hành khách trực tiếp vào các ô tương ứng trên biểu mẫu.

   

   Biểu mẫu nhập thông tin hành khách theo từng ghế

2. Cách 2: Nhập từ file Excel. Nhấp nút Nhập từ Excel trên biểu mẫu hành khách để mở tính năng nhập theo lô.

   

   Nút Nhập từ Excel trên biểu mẫu danh sách hành khách

3. Nhấp nút Tải file mẫu để tải file mẫu chuẩn về máy tính. Phải chọn danh sách ghế trước khi tải file mẫu để số lượng dòng khớp với số ghế đã chọn.

   

   Nút Tải file mẫu trên hộp thoại nhập Excel

4. Mở file Excel đã tải về, điền thông tin hành khách theo đúng thứ tự ghế rồi lưu lại. File tải lên phải có định dạng giống file mẫu và số lượng hành khách khớp với số ghế đang chọn.

   

   Tệp bảng tính Excel mẫu nhập thông tin hành khách

5. Nhấn nút Nhập file để tải tệp Excel đã điền lên hệ thống. Dữ liệu hành khách sẽ được tự động điền vào từng vị trí ghế trên form.

   

   Nút Nhập file trên hộp thoại nhập Excel

6. Cách 3: Lấy thông tin từ hãng tàu theo số CCCD/CMND. Đối với khách hàng đã từng đi tàu của hãng, nhập số CCCD hoặc CMND vào ô tương ứng rồi nhấn nút Lấy thông tin hành khách.

   

   Nút Lấy thông tin hành khách cạnh ô CCCD/Hộ chiếu

   Dữ liệu từ hãng tàu

   Dữ liệu hành khách được lưu trữ trên hệ thống của từng hãng tàu. Ferry.vn chỉ truy vấn và lấy dữ liệu dựa theo số CCCD/CMND do người dùng cung cấp. Thông tin trả về có thể không chính xác và khác nhau tùy hãng tàu; cần kiểm tra lại trước khi xuất vé.

   

   Hệ thống tự động điền thông tin hành khách từ CCCD

Các tính năng bổ sung

Trước khi hoàn tất bước chọn ghế, nhân viên có thể sử dụng các tính năng bổ sung sau:

1. Xuất hóa đơn VAT: tích chọn ô Xuất VAT tại biểu mẫu Thông tin xuất VAT.

   

   Ô đánh dấu tùy chọn Xuất VAT cho đơn hàng

2. Nhập Email nhận VAT và Mã số thuế của doanh nghiệp, sau đó nhấn nút lấy dữ liệu.

   

   Nút lấy dữ liệu doanh nghiệp từ mã số thuế

3. Hệ thống sẽ tự động tra cứu và điền đầy đủ tên công ty, địa chỉ doanh nghiệp theo mã số thuế vừa nhập.

   

   Hệ thống tự động điền thông tin xuất hóa đơn VAT doanh nghiệp

4. Giảm giá đơn hàng: nhập số tiền cố định hoặc tỷ lệ phần trăm muốn giảm giá cho khách hàng tại khung giảm giá. Số tiền giảm giá này sẽ được trừ trực tiếp vào tài khoản của đại lý hiện tại.

   

   Khung thiết lập số tiền hoặc phần trăm giảm giá đơn hàng

5. Kiểm tra thông tin thanh toán sau khi áp dụng giảm giá trực tiếp.

   

   Tổng tiền đơn hàng sau khi áp dụng mức giảm giá

6. Áp mã giảm giá: điền toàn bộ thông tin khách hàng và danh sách hành khách trước khi áp mã. Xem thêm tại Mã giảm giá.

   

   Danh sách hành khách đã điền đầy đủ trước khi áp mã

7. Nhấn nút Áp dụng mã giảm giá.

   

   Nút Áp dụng mã giảm giá trên đơn hàng

8. Nhấp vào ô tìm kiếm mã giảm giá, danh sách các mã khuyến mãi khả dụng với đơn hàng này sẽ hiển thị.

   

   Danh sách mã giảm giá hiển thị trong hộp thoại tìm kiếm

9. Chọn mã giảm giá muốn sử dụng. Hệ thống sẽ tính lại số tiền khuyến mãi và tổng tiền đơn hàng.

   

   Hộp thoại tính lại tổng giảm giá khi chọn mã

   

   Số tiền khuyến mãi và tổng thanh toán cập nhật sau khi áp mã

10. Tại bước thanh toán tiếp theo, nhân viên có thể nhấp vào biểu tượng mã giảm giá để xem lại chi tiết các ưu đãi đang được áp dụng cho đơn hàng.

    

    Thẻ hiển thị số lượng mã giảm giá tại bước thanh toán

    

    Cửa sổ chi tiết các mã giảm giá đang áp dụng cho đơn hàng

Lưu dữ liệu và chuyển bước tiếp theo

1. Sau khi hoàn tất thông tin hành khách và ghế, nhấn Bước kế tiếp để lưu dữ liệu.

2. Đối với vé khứ hồi, hệ thống chuyển sang tab Chọn ghế chuyến về để chọn ghế và nhập thông tin cho chiều về. Nhân viên có thể nhấn Đồng bộ dữ liệu hành khách với chuyến đi để sao chép thông tin hành khách từ chiều đi.

   

   Thao tác đồng bộ dữ liệu hành khách giữa hai chiều chuyến tàu

Bước 3: Thanh toán đơn hàng

Màn hình bước 3 hiển thị toàn bộ thông tin chi tiết về đơn hàng để nhân viên rà soát trước khi xuất vé.

Giao diện bước thanh toán đơn hàng trên Dashboard

Nhân viên cần kiểm tra kỹ:

• Thông tin tuyến phà, ngày giờ khởi hành và cảng xuất bến.
• Danh sách ghế và họ tên, số giấy tờ của từng hành khách.
• Giá vé gốc, phụ phí, tiền giảm giá và tổng số tiền thanh toán cuối cùng.

Bước 4: Xuất vé tàu

Xuất vé là tác vụ kết nối trực tiếp với hãng tàu để tạo vé chính thức cho hành khách. Để xuất vé thành công, tài khoản đại lý phải đảm bảo đủ số dư thanh toán cho đại lý cha.

Hệ thống xử lý xuất vé theo hai trường hợp:

• Số dư khách hàng đủ thanh toán: đơn hàng hoàn tất và chuyển sang trạng thái Đã thanh toán.
• Số dư khách hàng không đủ: hệ thống cho khách hàng ghi nhận nợ từ đại lý. Khi xuất vé thành công, một giao dịch nợ được tạo và đơn hàng chuyển sang trạng thái Đã thanh toán (nợ).

1. Nhấn nút Xuất vé ở góc phải màn hình thanh toán.

   

   Nút Xuất vé trên màn hình thanh toán đơn hàng

2. Cửa sổ cảnh báo xuất vé xuất hiện, nhấn Xác nhận và chờ hệ thống gửi lệnh xuất vé sang hãng tàu.

   

   Hộp thoại xác nhận thao tác xuất vé tàu

3. Khi xuất vé thành công, hộp thoại hiển thị thông báo cùng hai nút tải vé chiều đi và vé chiều về.

   

   Thông báo xuất vé thành công kèm tùy chọn tải vé

4. Nhấn Vé chiều đi hoặc Vé chiều về để tải tệp vé lên tàu điện tử về máy tính.

   

   Thẻ lên tàu điện tử kèm mã QR sau khi xuất vé thành công

Đơn hàng xuất vé chậm

Đối với các hãng tàu xuất vé chậm, hệ thống hiển thị nhãn thời gian cần để xuất vé trên lịch tàu:

Nhãn hiển thị thời gian dự kiến xử lý đối với vé xuất chậm

Sau khi nhấn xuất vé, đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Chờ xuất vé. Nhân viên chờ theo khoảng thời gian thông báo để hệ thống hoàn tất xử lý và trả vé về đơn hàng.

Đơn hàng ở trạng thái chờ xuất vé trên hệ thống