Hộp thư vận hành

Hộp thư vận hành gom các ca bất thường cần người xử lý vào một nơi: đơn đã thanh toán nhưng chưa xuất vé, vé khứ hồi lỗi một chiều, yêu cầu hủy chờ quá lâu, hoàn tiền chưa ghi nhận, giao dịch chưa rõ nguồn gốc và vé bị ảnh hưởng do sự cố chuyến tàu. Trang này hướng dẫn nhân viên và quản lý lọc, nhận xử lý và theo dõi từng sự vụ.

Mở trang: menu Hộp Thư Vận Hành ở thanh điều hướng bên trái. Mục này hiện với tài khoản Quản trị viên (Admin), Quản lý (Manager) và Nhân viên (Staff).

Các loại sự vụ

Loại sự vụ	Khi nào xuất hiện
Đã thanh toán - Chưa xuất vé	Đơn đã thanh toán nhưng đang chờ xuất vé hoặc xuất vé báo lỗi
Khứ hồi lỗi một chiều	Đơn khứ hồi còn một chiều chưa xuất vé hoặc một chiều xuất vé lỗi
Yêu cầu hủy quá hạn xử lý	Yêu cầu hủy chờ duyệt quá lâu hoặc đang chờ đại lý cấp trên
Chờ xác nhận hoàn tiền	Hoàn tiền chưa được ghi nhận
Giao dịch không rõ nguồn gốc quá hạn	Giao dịch không rõ nguồn gốc chưa được gán quá lâu
Vé bị ảnh hưởng do sự cố chuyến tàu	Vé thuộc một sự cố chuyến tàu đang cần điều phối

Mỗi sự vụ có Mức độ là Khẩn cấp hoặc Bình thường, và một hạn xử lý hiển thị dạng “Còn …” hoặc “Quá hạn …”.

Xem danh sách sự vụ

Thanh công cụ phía trên danh sách nằm trên một hàng:

• Ba tab hàng đợi kèm số lượng: Đang chờ xử lý, Tạm hoãn, Đã giải quyết.
• Nút Bộ lọc.
• Hai nút lọc nhanh ”… quá hạn” và ”… chưa phân công”. Mỗi nút chỉ hiện khi có ít nhất một sự vụ tương ứng; nhấn một lần để bật, nhấn lần nữa để tắt.
• Hai nút Cột (bật/tắt cột hiển thị) và Độ giãn (độ giãn dòng).

Danh sách gồm các cột Mức độ, Sự vụ, Đối tượng, Phát sinh, Hạn xử lý, Phụ trách và Thao tác. Nút làm mới ở cột Thao tác (Kiểm tra lại) yêu cầu hệ thống kiểm tra lại tình trạng hiện tại của sự vụ đó.

Danh sách tải 20 sự vụ mỗi lần. Kéo xuống cuối danh sách và nhấn Tải thêm để xem thêm.

Trên điện thoại, tab hàng đợi nằm trên cùng; hàng bên dưới gồm hai nút lọc nhanh và nút bộ lọc (kèm số bộ lọc đang dùng). Mỗi sự vụ hiển thị thành một dòng hai hàng chữ.

Lọc sự vụ

Nhấn Bộ lọc để mở các ô lọc. Danh sách lọc ngay khi thay đổi, không cần nhấn nút áp dụng.

• Loại sự vụ: chọn một loại trong bảng trên, hoặc Tất cả loại sự vụ.
• Mức độ: Khẩn cấp, Bình thường hoặc Tất cả mức độ.
• Người phụ trách: Tất cả, Của tôi hoặc Chưa phân công.
• Chỉ xem quá hạn: chỉ hiện sự vụ đã quá hạn xử lý.

Nhấn Đặt lại để xoá bộ lọc.

Xử lý một sự vụ

1. Nhấn vào một sự vụ trong danh sách. Ngăn Chi tiết sự vụ mở ra bên phải, hiển thị mức độ, trạng thái, loại sự vụ, đối tượng, thời điểm Phát sinh, Hạn xử lý, người Phụ trách và thời điểm Phát hiện lúc.

2. Nhấn nút Mở … (ví dụ Mở đơn hàng) để đến màn hình xử lý gốc: đơn hàng mở ở bước thanh toán, yêu cầu huỷ mở trong danh sách Yêu cầu hủy vé, giao dịch mở trang Giao Dịch Khác.

3. Xử lý nghiệp vụ tại màn hình gốc, ví dụ xuất vé, duyệt yêu cầu hủy hoặc gán giao dịch.

4. Quay lại hộp thư, mở lại sự vụ và nhấn Kiểm tra lại để hệ thống kiểm tra lại tình trạng của sự vụ. Sự vụ đã xử lý xong nằm ở tab Đã giải quyết.

Phân công người phụ trách

1. Trong ngăn Chi tiết sự vụ, nhấn Phân công. Hộp thoại Phân công xử lý hiện ra.

2. Tại ô Người phụ trách, tìm nhân viên theo tên hoặc email rồi chọn. Để tự nhận việc, nhấn Nhận xử lý (giao cho tôi).

3. Nhập Lý do phân công (không bắt buộc) nếu cần, rồi nhấn Lưu phân công. Nhấn Gỡ phân công để bỏ người phụ trách hiện tại.

Tạm hoãn sự vụ

Tạm hoãn dùng khi đang chờ bên khác, ví dụ chờ hãng tàu xác nhận đối soát.

1. Trong ngăn Chi tiết sự vụ, nhấn Tạm hoãn.

2. Chọn thời gian tạm hoãn: 1 giờ, 4 giờ, 12 giờ hoặc 24 giờ.

3. Nhập Lý do tạm hoãn (bắt buộc) rồi nhấn Lưu tạm hoãn. Sự vụ chuyển sang tab Tạm hoãn.

Với sự vụ đang tạm hoãn, hộp thoại Tạm hoãn có thêm nút Bỏ tạm hoãn. Nút Phân công và Tạm hoãn chỉ hiện khi sự vụ đang mở.

Ghi chú xử lý

Mục Ghi chú xử lý ở cuối ngăn chi tiết lưu ghi chú nội bộ cho người xử lý sau. Nhập nội dung rồi nhấn Lưu ghi chú.

Khi có người khác cập nhật cùng lúc

Nếu sự vụ vừa được người khác cập nhật, hộp thoại phân công hoặc tạm hoãn báo cảnh báo. Đóng hộp thoại, mở lại sự vụ để xem trạng thái mới nhất rồi thao tác lại.